Vous en avez assez de recevoir vos fiches de paie par mail puis de les perdre dans les méandres de votre boîte Gmail ? Arkevia pourrait bien vous sauver la mise. Cette solution RH promet de digitaliser vos bulletins de paie tout en vous offrant un espace de stockage sécurisé à vie. Enfin, presque.
Arkevia : une solution qui simplifie la gestion documentaire RH
Concrètement, Arkevia est un coffre-fort électronique spécialement conçu pour les documents RH. Votre employeur y dépose automatiquement vos bulletins de paie. Vous y accédez ensuite via une connexion sécurisée depuis n’importe quel appareil.
Le principe est simple : fini les impressions papier qui s’accumulent dans vos tiroirs. Terminées aussi les recherches désespérées de ce fameux bulletin de décembre 2019 pour votre dossier de crédit immobilier. Arkevia centralise tout dans un espace numérique accessible 24h/24.
Cependant, n’espérez pas transformer votre façon de travailler. Il s’agit avant tout d’un outil de stockage pratique, pas d’une baguette magique qui changera votre service RH en modèle d’efficacité.
Comment utiliser Arkevia au quotidien ?
L’usage d’Arkevia repose sur quelques étapes simples. D’abord, votre service RH doit avoir souscrit à la solution. Ensuite, vous recevez vos identifiants par mail. Enfin, vous vous connectez sur www.myarkevia.com pour accéder à votre espace personnel.
L’interface reste plutôt intuitive. Vos documents s’organisent automatiquement par dossiers :
- Boîte de réception : vos nouveaux bulletins de paie
- Mes documents : vos fichiers personnels importés
- Répertoires partagés : documents transmis par l’entreprise
Néanmoins, certaines options peuvent paraître limitées. Par exemple, la recherche avancée manque parfois de précision. De plus, l’export groupé de documents demeure fastidieux pour les gros volumes.
Les vraies raisons d’adopter Arkevia en entreprise
Pour les employeurs, Arkevia présente des avantages concrets. Premièrement, la réduction des coûts d’impression et d’envoi postal. Deuxièmement, la conformité RGPD assurée par défaut. Troisièmement, la diminution des sollicitations RH pour les demandes de duplicata.
Côté salariés, l’intérêt principal réside dans la conservation à long terme. Vos bulletins restent accessibles pendant 50 ans, même après votre départ de l’entreprise. Pratique pour vos futures démarches administratives.
Toutefois, quelques bémols méritent d’être soulignés :
- Dépendance technologique : panne de serveur = pas d’accès
- Formation nécessaire : certains collaborateurs peinent avec l’interface
- Sauvegarde recommandée : Il vaut mieux exporter régulièrement vos documents
En réalité, Arkevia marche surtout bien dans les entreprises structurées où les processus RH sont déjà digitalisés.
Sécurité et conformité face aux enjeux RGPD
La sécurité des données forme évidemment un enjeu majeur pour toute solution de stockage documentaire. Arkevia met en avant sa conformité au Règlement Général sur la Protection des Données. Les serveurs sont hébergés en France. Les accès sont chiffrés et tracés.
Cependant, quelques questions demeurent. Par exemple, que devient votre coffre-fort si Arkevia fait faillite ? L’entreprise assure une conservation de 50 ans, mais les garanties contractuelles restent floues sur certains points.
De même, la gestion des droits d’accès mériterait d’être plus granulaire. Actuellement, vous ne pouvez pas définir finement qui peut voir quoi dans vos documents partagés. Une lacune pour les structures complexes avec plusieurs niveaux hiérarchiques.
Arkevia vs la concurrence : notre avis tranché
Le marché des coffres-forts numériques RH compte plusieurs acteurs. MyPeopleDoc, Silae, Nibelis ou encore Payfit proposent des solutions similaires. Alors, comment Arkevia tire-t-elle son épingle du jeu ?
Premièrement, la gratuité pour l’employé. Contrairement à certains concurrents, vous n’avez rien à débourser pour accéder à vos documents. Deuxièmement, l’interface reste relativement simple à prendre en main.
Néanmoins, la concurrence propose parfois des options plus avancées :
- Notifications push sur mobile
- Intégration avec d’autres outils RH
- Analytics pour les gestionnaires
Au final, Arkevia s’avère une option solide pour les entreprises cherchant une solution basic mais efficace. Pas de fioritures inutiles, juste l’essentiel. Dans l’univers RH, c’est déjà beaucoup.
Comment bien démarrer ?
Vous voulez vous lancer ? D’abord, vérifiez que votre employeur a bien souscrit au service. Ensuite, récupérez vos identifiants de connexion auprès de votre service RH. Enfin, connectez-vous sur la plateforme pour paramétrer votre compte.
Quelques conseils pratiques pour optimiser votre utilisation :
- Organisez vos dossiers dès le départ pour éviter le bazar
- Activez les notifications par mail pour ne rien manquer
- Exportez régulièrement vos documents importants en local
- Testez la récupération de mot de passe avant d’en avoir besoin
Par ailleurs, prenez le temps de former vos équipes si vous êtes gestionnaire. L’adoption d’un nouvel outil demande toujours un accompagnement. Même avec une interface simple comme celle d’Arkevia.
Enfin, n’hésitez pas à solliciter le support en cas de problème. Le service client reste globalement réactif, même si les réponses peuvent parfois manquer de précision technique.
Ce que nous pensons de cette solution RH
Arkevia fait le travail. Ni plus, ni moins. Cette solution de digitalisation répond efficacement aux besoins de base : stocker, consulter et partager des documents RH. L’interface ne transformera pas votre quotidien, mais elle évite les galères du papier.
Pour autant, quelques améliorations seraient bienvenues. La recherche pourrait être plus puissante. L’export groupé plus fluide. Les options collaboratives plus développées.
Reste que pour le prix (gratuit côté salarié), difficile de faire la fine bouche. Arkevia est un bon point d’entrée dans la digitalisation RH. Surtout si votre entreprise cherche une solution simple et fiable sans trop de complications.
